Delegar

“Si quiero que algo esté bien hecho, es preferible que lo haga yo mismo”.

“Si pido a mi gente que haga más cosas, se resentirán”.

“Cuando termino de explicar lo que quiero que hagan, ya lo habría hecho yo mismo”.

¿Alguna de estas frases le suena familiar?

Probablemente… porque muchos gerentes no se esfuerzan por delegar con eficiencia.

Les preocupa perder el control, que se cometan serios errores, que no se respeten los límites de tiempo o que se cree un clima de resentimiento entre los subordinados.

Sin embargo, hay “técnicas” que le ayudarán a realizar más en menos tiempo, utilizando y desarrollando los talentos de sus subordinados, y le permitirán mantener un grado de control adecuado para la situación.

Le pasaré algunos tips con los que yo misma aprendí a delegar.

A) Explique por qué delega esa asignación. Los adultos se desempeñan mejor cuando comprenden el motivo por el cual deben hacerlo. Coménteles como esta asignación encaja en la “gran imagen” y por qué es importante. Además, si existe alguna razón en particular para elegir a ese empleado, sin ninguna duda, hágaselo saber.

Por ejemplo, “Nuestro departamento ha sido elegido para poner en marcha el nuevo sistema de automatización de la oficina. Los resultados de este proyecto permitirán a la compañía decidir la dirección que tomará en el futuro. Yo los he elegido a ustedes para que me ayuden en este proyecto debido a sus conocimientos de las tareas administrativas de este departamento”.

B) Defina la asignación. Defina la tarea a realizar con claridad. Muchas veces una tarea se delega a las apuradas o con términos poco precisos. Solo después de que un empleado ha trabajado duro y entregado el proyecto, y el drama es cuando Ud. le dice que no es eso lo que Ud. quería.

Piense detenidamente la tarea y deje por escrito sus expectativas específicas, los posibles enfoques, las fechas límite, los recursos y las personas clave con las que deberían comunicarse. Conteste estas preguntas: quién, qué, dónde, cuándo y cuánto.

Determine el nivel de autoridad del que gozará su subordinado y hágaselo saber a todos aquellos que estén involucrados. Envíe un memorándum o anúncielo en una reunión de personal. No olvide informar a todas aquellas personas ajenas a su departamento que puedan verse afectadas.

Factores como la importancia de un proyecto y la experiencia u opinión de los empleados determinarán la magnitud del control que les conferirá para alcanzar el resultado deseado.

Por ejemplo, usted puede necesitar un colaborador sin experiencia para que le reporte todos los hechos así usted puede tomar la decisión definitiva. Podrá elegir un empleado más hábil o para una asignación compleja, usted podrá decir, “Quiero conocer todas las alternativas de acción, incluyendo las ventajas y desventajas de cada una de ellas, y quiero que me recomiende una”. O puede solicitar a empleados con más experiencia que simplemente le informen que harían ellos una vez que la tarea haya sido completada.

Permita a sus subordinados hacer preguntas y formular recomendaciones. Un enfoque alternativo puede ser favorable en cuanto al tiempo en primera instancia, pero a la larga puede resultar caro en tiempo y dinero. Es importante tanto para usted como para su empleado confirmar y aclarar los detalles.

C) Proporcione una descripción de los objetivos de la tarea. Proporcione a sus empleados una breve descripción de los detalles. Nunca asuma que entenderán y recordarán todos los detalles. Tomar nota de sus pensamientos con anticipación lo ayudará a dar forma a la asignación y a proporcionar una guía a sus subordinados.

Informe a su empleado como será evaluado.  A menudo, los gerentes lo pasan por alto pero puede representar una enorme diferencia en la forma en que el empleado se dedicará al proyecto. Esto determinará donde el empleado concentrará su energía.

Por ejemplo, si un empleado sabe que será evaluado por la aceptación por parte de los otros empleados de un nuevo procedimiento cuya implementación se solicitó, puede estar seguro de que tomarán todos los recaudos necesarios para alcanzar esa aceptación.

Siempre solicite a los empleados que hagan un resumen verbal de lo que usted les pidió. No crea que ellos comprendieron todo hasta que no escuche la interpretación de lo que ellos aceptaron hacer.

Si la tarea es compleja o se prolongará en el tiempo, proponga controles periódicos durante el proceso. Organice reuniones breves para que su subordinado le informe sobre su progreso. Evite ejercer demasiado control; no intente recuperar la asignación. Programe los controles de manera que usted pueda anticipar con tiempo suficiente cualquier problema y pueda ayudarlos a solucionarlo.

En caso de que su subordinado esté llevando a cabo una tarea que no le es familiar, asegúrele que usted no espera la perfección desde el primer momento. Esto le facilitará informar los errores cometidos inmediatamente, en lugar de ocultarlos.

Créame!

Sin saber delegar, no hay forma de que Ud. crezca profesionalmente!

Ud. Qué opina?